El Mantenimiento de un Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria (SGSA) como ser el sistema FSSC 22000, SQF o ISO 22000 incluye la realización de auditorías internas para garantizar que los sistemas se implementen según lo requerido por estos sistemas. Los auditores internos comparan los procesos con las políticas documentadas e identifican las no conformidades que sugieren que el sistema no está funcionando según lo planeado o no cumple con los requisitos del estándar. El propósito último de una auditoría interna es impulsar la mejora continua y medir el cumplimiento del sistema documentado.
Siga leyendo para aprender cómo realizar una auditoría interna con éxito.
Configure una Auditoria Interna
Un auditor interno es una persona capacitada que observa la interacción de los procesos dentro de un Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria (SGSA) y es responsable de encontrar evidencia objetiva para verificar la implementación efectiva del SGIA. El auditor interno también examina el conocimiento de los empleados sobre la documentación y los requisitos del SGSA, así como el cumplimiento de los requisitos por parte del personal de mantener los registros.
Junto con los auditores internos, las instalaciones también deben designar un Coordinador de Auditoría Interna o un Auditor Líder para mantener el cronograma de auditoría, asignar auditores e iniciar auditorías. El coordinador trabajará con la gerencia para identificar las diferentes áreas que deben ser auditadas y la frecuencia de la auditoría. Por ejemplo, una instalación puede dividir la instalación en varias áreas de producción, envío y recepción, almacenamiento, compras, administración y gestión. Cada uno de estos se cubre en una auditoría separada.
El programa de auditoría identificará la frecuencia con la que se audita cada área y cuándo se programan las auditorías. La frecuencia de las auditorías está determinada por la importancia del área y el estado del área. La importancia se basa en el impacto del área en la seguridad alimentaria. Por ejemplo, las áreas de producción pueden tener más impacto que el almacenamiento. El estado del área se basa en el desempeño del área en auditorías anteriores. Si un área ha tenido numerosos hallazgos, debe auditarse con más frecuencia.
Las auditorías deben cubrir todo el sistema como mínimo una vez al año. Los coordinadores deben verificar que haya suficientes auditores capacitados y disponibles para completar el cronograma de las auditorias.
Los coordinadores de la auditoría interna son responsables de crear un plan de auditoría que incluya la identificación de los procedimientos sujetos a auditoría en cada departamento o área. El coordinador debe asignar auditores que sean imparciales en el área que se audita.
Antes de comenzar la auditoría, el auditor interno debe tener una reunión de apertura con la administración para discutir cómo el auditor planea implementar dicha auditoría. El auditor debe ponerse en contacto con los empleados del área que está siendo auditada y les comunica cuándo y por qué se está llevando a cabo la auditoría. Esto ayudará al personal a estar adecuadamente preparado para proporcionar información al auditor.
Implementación de Una Auditoría
Durante una auditoría interna, el auditor observa el proceso y los procedimientos relacionados con un área específica, comparándolos con los procedimientos documentados y las instrucciones de trabajo. Una lista de verificación estándar ayuda al auditor a garantizar que se evalúen los requisitos básicos de auditoría. Sin embargo, el auditor debe tomar notas detalladas para crear un informe más completo y personalizado. A lo largo de la auditoría, el auditor busca evidencias de que el SGIA está funcionando eficazmente, hace preguntas, indaga, identifica no conformidades y confirma que el auditado comprende los hallazgos del auditor.
El auditor interno investiga los resultados de la auditoría y prepara el informe de auditoría para presentarlo en la reunión de cierre. El informe de auditoría destaca hallazgos importantes para ayudar a la empresa a mejorar el SGSA. En la reunión de cierre, los participantes discuten las no conformidades y las acciones correctivas. El auditor prepara el archivo de auditoría y da seguimiento a las acciones correctivas sugeridas. Si una auditoría descubre no conformidades sustanciales, el auditor debe aumentar la frecuencia de las auditorías en esa área.
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