Según la regla del Programa de Verificación de Proveedores Exteriores (FSVP), la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) requiere que la mayoría de los importadores de EE. UU. desarrolle un FSVP que proporcione garantías adecuadas de que sus proveedores extranjeros están produciendo alimentos seguros para el consumo. Los importadores son responsables de recopilar datos de cumplimiento del proveedor y usar esos datos para verificar y aprobar a los proveedores. Los importadores deben mantenerse actualizados sobre el estado del cumplimiento de todos sus proveedores para tomar acciones correctivas según sea necesario y evitar violar la regla FSVP.

En la obtención de los datos, el importador debe rastrear eficientemente el cumplimiento de sus proveedores, considerando el tiempo y el consumo de recursos. Con muchas otras tareas comerciales para atender, es posible que se pregunte cómo puede ser más productivo al abordar ciertos requisitos de FSVP.

Siga leyendo para obtener más información de las formas más fáciles de optimizar el cumplimiento del programa FSVP en su empresa.

Automatizar Alertas de Cumplimiento

Se requiere que mantenga a conciencia sobre las acciones de cumplimiento que la FDA ha emitido contra sus proveedores, como alertas de importación, cartas de advertencia y rechazos de importación. Además, debe tomar medidas correctivas según corresponda, para garantizar que los problemas de seguridad alimenticia se hayan resuelto antes de importar los alimentos. Si continúa enviando desde un proveedor que figura con una “no conformidad”, la FDA tomará medidas y acciones de cumplimiento contra su empresa.

Es esencial cumplir con los requisitos de FSVP, y el monitoreo del cumplimiento del proveedor es un desafío. La FDA tiene varias bases de datos que contienen información de cumplimiento del proveedor. Esta información no se compartirá automáticamente con los importadores FSVP, y debe informarse y revisar regularmente en cada base de datos relevante y buscar a cada proveedor individualmente para encontrar su información.

Para que el mantenimiento sea más productivo, puede usar una plataforma que automatice las alertas de cumplimiento. El Monitor de Cumplimiento de la FDA es una plataforma digital que recopila datos de cumplimiento y le envía actualizaciones importantes en tiempo real. El uso de un sistema personalizado para facilitar el cumplimiento de la FDA puede ahorrarle horas de trabajo y reducir la tensión innecesaria en sus recursos.

Mantener Registros Digitalmente, En Un Solo Lugar

La regla FSVP requiere documentación que demuestre el cumplimiento de cada alimento importado desde cada proveedor. Esta documentación debe actualizarse al menos cada 3 años, o cuando la información significativa de los proveedores cambie, como la dirección de la instalación o cuando se incorpora un nuevo ingrediente o proceso al producto, lo que afecta el análisis de riesgos u otras evaluaciones en el FSVP.

Confiar solo en archivos físicos puede llevar a documentos faltantes, lo que hace que sacrifique tanto el tiempo como la mano de obra para recuperar la documentación requerida. Mantener archivos físicos es probable que también requiera de soporte administrativo adicional para mantener los archivos organizados y hacerlos disponibles a pedido de la FDA. Los desafíos aumentan a medida que una empresa agrega proveedores adicionales, que requieren FSVPS separados y documentación separada.

Debido a las inspecciones remotas, la FDA ha solicitado documentos en forma digital, ya sea por correo electrónico o cargándolos al portal del importador FSVP de la FDA para cada registro FSVP. Mantener un sistema de archivos digitales es más eficiente y se asegurará de que todos los archivos estén en una misma ubicación. Para optimizar un sistema de archivos digitales para sus documentos FSVP, puede usar un sistema integrado en la plataforma que ya está utilizando para rastrear el cumplimiento de FSVP. Por ejemplo, el Sistema de Gestión de Documentos (DMS), incluido en el monitor, es un sistema de archivos digitales que le ayuda a administrar planes de seguridad alimenticia, informes de auditoría, documentación de procesos y más. También puede solicitar y recibir los documentos de los proveedores directamente a través del DMS y rehacer automáticamente los documentos cuando se encuentren cerca de su vencimiento.

Verifique El Cumplimiento Del Proveedor Antes de Comprar

Puede asegurar que un proveedor potencial sea confiable al verificar su historial de cumplimiento antes de decidir trabajar con ellos. Los importadores deben verificar continuamente el cumplimiento de sus proveedores y reevaluar y/o revocar la aprobación de un proveedor que ha quedado fuera de cumplimiento hasta que se haya resuelto el problema.

Si un proveedor tiene un historial fuerte y de larga data en el cumplimiento de la FDA puede ser considerado como “sobresaliente”, es más probable que mantengan el cumplimiento antes que una compañía que ha estado sujeta a varias acciones de aplicación correctiva de la FDA. Los proveedores no conformes pueden causar demoras en importación, pérdidas importantes en la productividad, y lo que es más importante, causar enfermedades del consumidor si se distribuyen alimentos inseguros. Cuando un proveedor se queda fuera de cumplimiento, debe tomar medidas correctivas. Es posible que deba asignar recursos para encontrar un reemplazo, recuperar pérdidas financieras e implementar el control de daños para proteger la reputación y los consumidores de su marca.

Para obtener una idea clara del registro de cumplimiento de un proveedor, puede usar una herramienta de evaluación como Regiscore, una característica del monitor que genera puntuaciones para los proveedores en función de su historial de cumplimiento de envíos de la FDA. Al importar solo de proveedores con altos Regiscore, usted puede reducir la probabilidad de importar de un proveedor poco confiable.