De acordo com o Programa de Verificação de Fornecedores Externos (FSVP), a Administração de Alimentos e Medicamentos dos Estados Unidos (FDA) exige que a maioria dos importadores dos EUA desenvolva um FSVP que forneça garantias adequadas de que seus estrangeiros estão produzindo alimentos seguros para consumo. Os importadores são responsáveis por coletar dados de conformidade do fornecedor e usar esses dados para verificar e aprovar fornecedores. Os importadores devem ser mantidos atualizados sobre o estado de conformidade com todos os seus fornecedores para tomar ações corretivas conforme necessário e evitar violar a regra do FSVP.

Ao obter os dados, o importador deve rastrear com eficiência o cumprimento de seus fornecedores, considerando o tempo e o consumo de recursos. Com muitas outras tarefas comerciais a serem comparecidas, você pode se perguntar como isso pode ser mais produtivo ao atender a certos requisitos do FSVP.

Continue lendo para obter mais informações das maneiras mais fáceis de otimizar a conformidade com o programa FSVP em sua empresa.

Automatize os Alertas de Conformidade

É necessário manter conscientemente as ações de conformidade que o FDA emitiu contra seus fornecedores, como alertas de importação, cartas de alerta e rejeições de importação. Além disso, você deve tomar medidas corretivas conforme apropriado, para garantir que os problemas de segurança alimentar tenham sido resolvidos antes de importar alimentos. Se você continuar enviando de um fornecedor que aparecer com uma “não-conformidade”, o FDA tomará medidas e ações de conformidade contra sua empresa.

É essencial atender aos requisitos do FSVP e o monitoramento do cumprimento do fornecedor é um desafio. O FDA possui vários bancos de dados que contêm informações de conformidade do fornecedor. Essas informações não serão compartilhadas automaticamente com os importadores FSVP e devem ser informadas e revisadas regularmente em cada banco de dados relevantes e procure cada fornecedor individualmente para encontrar suas informações.

Para que a manutenção seja mais produtiva, você pode usar uma plataforma que automatiza alertas de conformidade. O Monitor de Conformidade da FDA é uma plataforma digital que coleta dados de conformidade e envia atualizações importantes de tempo real. O uso de um sistema personalizado para facilitar a conformidade com o FDA pode economizar horas de trabalho e reduzir a tensão desnecessária em seus recursos.

Mantenha Registros Digitalmente, Em Um só Lugar

A regra FSVP requer documentação que demonstre conformidade com cada alimento importado de cada fornecedor. Esta documentação deve ser atualizada pelo menos a cada 3 anos, ou quando as informações significativas dos fornecedores mudam, como a direção da instalação ou quando um novo ingrediente ou processo é incorporado ao produto, o que afeta a análise de risco ou outras avaliações no FSVP.

Confiar apenas arquivos físicos pode levar à falta de documentos, o que faz você sacrificar o tempo e a força de trabalho para recuperar a documentação necessária. A manutenção de arquivos físicos provavelmente também exigirá suporte administrativo adicional para manter arquivos organizados e disponibilizá-los a pedido do FDA. Os desafios aumentam à medida que uma empresa adiciona fornecedores adicionais, que exigem FSVPs separados e documentação separada.

Devido a inspeções remotas, o FDA solicitou documentos digitalmente, por e-mail ou carregando-os no portal do FSVP Importador do FDA para cada registro do FSVP. Manter um sistema de arquivos digitais é mais eficiente e garantirá que todos os arquivos estejam no mesmo local. Para otimizar um sistema de arquivos digitais para seus documentos FSVP, você pode usar um sistema integrado à plataforma que já está usando para rastrear a conformidade do FSVP. Por exemplo, o sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS), incluído no monitor, é um sistema de arquivos digitais que ajuda a gerenciar planos de segurança alimentar, relatórios de auditoria, documentação do processo e muito mais. Você também pode solicitar e receber os documentos dos fornecedores diretamente através do DMS e reconstruir automaticamente os documentos quando eles estão próximos do seu vencimento.

Verifique a Conformidade Com o Fornecedor Antes de Comprar

Você pode garantir que um provedor em potencial seja confiável ao verificar seu histórico de conformidade antes de decidir trabalhar com eles. Os importadores devem verificar continuamente a conformidade com seus fornecedores e reavaliar e/ou revogar a aprovação de um fornecedor que ficou fora de conformidade até que o problema seja resolvido.

Se um fornecedor tiver um histórico forte e longo em conformidade com o FDA, ele pode ser considerado como “excelente”, é mais provável que mantenha a conformidade perante uma empresa que esteja sujeita a várias ações de aplicação corretivas da FDA. Fornecedores não conformes podem causar atrasos de importação, perdas importantes de produtividade e o que é mais importante, causar doenças do consumidor se os alimentos inseguros forem distribuídos. Quando um fornecedor está fora de conformidade, você deve tomar medidas corretivas. É possível que você atribua recursos para encontrar uma substituição, recuperar perdas financeiras e implementar o controle de danos para proteger a reputação e os consumidores de sua marca.

Para obter uma ideia clara do registro de conformidade de um fornecedor, você pode usar uma ferramenta de avaliação como o Regiscore, uma característica do monitor que gera pontuações para fornecedores com base no histórico de conformidade da sua FDA. Ao importar apenas fornecedores com alto Regiscore, você pode reduzir a probabilidade de importação de um provedor não confiável.